Quando falamos de documentos dos colaboradores, primeiro é preciso entender que estes documentos devem ser guardados por um prazo limitado. Cinco anos costuma ser o tempo médio escolhido pelas empresas. Esse prazo vale para uma série de documentos específicos que serão debateremos no decorrer do presente artigo.
Organizar corretamente os documentos dos colaboradores garante que a empresa estará munida das ferramentas necessárias para recorrer em processos com facilidade. Além disso, limitando-se a manter-se com tais documentos pelo tempo delimitado pelo Direito, evita enfrentar problemas legais.
Por quanto tempo guardar documentos dos colaboradores?
Alguns documentos dos colaboradores precisam ser guardados por 5 anos, já outros podem ficar guardados por mais tempo. Abaixo, veja informações e prazos:
- Comprovantes de Recolhimento: Os comprovantes de recolhimento de contribuições previdenciárias, FGTS, PIS e demais encargos ficam mantidos em documentação interna por pelo menos 30 anos. Isso para garantir plena defesa contra possíveis processos trabalhistas;
- Processos Trabalhistas: Documentos dos colaboradores relacionados a processos trabalhistas ficam guardados por todo o tempo do processo, até a extinção de qualquer possibilidade de recurso. Portanto, no arquivamento e perda do direito;
- Exames Médicos: Os exames médicos, sejam das fases admissional, periódico ou demissional devem ficar guardados por todo o período de contrato, assim como pelos 20 anos subsequentes ao término da contratação;
- Documentos Básicos: Os documentos dos colaboradores de teor básico, ou seja, voltados à identificação deles, por exemplo, contratos de trabalho, livros de ponto, registros de empregados, documentos de identidade e cópias de carteiras devem ficar guardados por no mínimo 5 anos após o contrato de trabalho;
- Folhas de Pagamento: Folhas de pagamento e documentos dos colaboradores que se relacionem com elas ficam armazenados por 5 anos. Aqui, a empresa deve documentar cálculos de férias, décimo terceiro, rescisão, entre outros;
- Acordos e Convenções Coletivas: Por fim, os acordos e convenções coletivas devem ser mantidos por toda a vigência de tais documentos, somados a 5 anos após seu término.
A gestão documental envolve muitas regras e uma organização excelente, garantindo que se possa acessar os documentos a qualquer momento. Por isso, empresas de sucesso devem estar sempre em dia não apenas com a lei, mas com as melhores práticas de gestão documental.
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Por fim, é extremamente interessante contar com uma contabilidade de confiança e especialista na gestão de documentos, como a Cestacorp. Assim, seus documentos ficam guardados pelo tempo certo e você consegue consultá-los sem dificuldades quando necessário, além de evitar problemas com a lei.
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