Documentos dos colaboradores: Por quanto tempo devo arquivar?

Muitas pessoas ja sabem que os documentos possuem prazo legal para arquivamento, não é mesmo? Mas um um assunto muito importante e que gera muita duvida é em relação aos documentos gerados pela empresa relativos aos colaboradores. Afinal, por quanto tempo devemos arquivar? Siga a leitura e fique por dentro de todos os detalhes deste assunto tão importante.

Vamos abordar de forma separada, item a item, da contratação do colaborador, aos documentos de saúde e segurança do trabalho.

Documentos de cadastro do colaborador

A partir da admissão de um colaborador muitos documentos são gerados e assinados, desde fichas de registro com todos os dados pessoais do colaborador, até acordos de prorrogação de horas, autorização de descontos (vale transporte, etc.), etc. Estes documentos, são de extrema importância por formalizam a relação de emprego e garante que ambas partes (colaborador/empregado e empresa) estejam cientes do que foi acordado no início da relação bilateral de trabalho.

De acordo com a Constituição Federal de 1988 em seu Artigo 7º, inciso XXIX, é um direito do trabalhador requerer em juizo, em até 2 anos após a extinção do contrato de trabalho, direitos relativos aos ultimos 5 anos, ou seja, o empregado pode entrar na justiça até 2 anos após o fim da relação de trabalho e pedir direitos (horas extras, diferenças salariais, etc.) de até 5 anos. Deste modo, recomenda-se o arquivamento dos documentos relativos a relação de emprego, por parte da empresa, pelo prazo de 5 anos.

Documentos da saúde do trabalhador

Após a admissão, o colaborador, durante seu período laboral, acaba tendo que re alizar alguns exames médicos ocupacionais, os famosos Atestados de Saúde Ocupacional (ASO). No ato da admissão o “ASO admissional” e, de acordo com o programa de Saúde e Segurança do Trabalho da empresa (PPRA / PGR, PCMSO e LTCAT), o colaborador terá que fazer os exames periódicos, a fim de controlar sua saúde laboral.

Caso o mesmo fique afastado por mais de 30 dias, por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional (em virtude da realização das suas atividades dentro da empresa) ou afastamento que não tenha relação com sua atividade laboral, e este afastamento ocorra por mais de 30 dias consecutivos, ao retorna o colaborador terá que fazer o exame de retorno ao trabalho.

Outro exame importante é o de mudança de função, mas o mesmo somente é feito nos casos em que os riscos ocupacionais passem a ser diferentes aos que já são aplicados ao colaborador.

Além dos exames temos ainda, os laudos médicos, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas, ou seja, caso o médico do trabalho veja necessidade em realizar algum procedimento para complementar os que já são solicitados, de acordo com os documentos de SST (Saúde e Segurança do trabalho), estes também devem ser arquivados, pois são estes que embasam o atestado médico do colaborador.

Mas afinal, qual é a importância do ASO?

Revelar riscos existentes em cada atividade desempenhada dentro de uma empresa, e promover a saúde e o bem-estar dos colaboradores. O documento representa uma garantia à empresa de que seus funcionários estão aptos (ou não) para exercer suas respectivas atividades.

De acordo com o ministério do trabalho, em sua portaria nº 3.214/1978, o prazo para arquivamento dos documentos relativos aos Exames Médicos dos trabalhadores é de 20 anos. Bastante tempo, né?

Documentos indicados pelo médico ou engeheiro do trabalho e, CIPA.

Dando continuidade ao tema “SST (Saúde e Segurança do Trabalho)”, vamos abordar sobre os documentos que indicam quais exames serão realizados em cada ASO, que são indicados pelo médico do trabalho, após as medições feitas pelo técnico de segurança do trabalho e/ou pelo engenheiro de segurança do trabalho. Tambem, abordaremos sobre os documentos referente a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) que compreende as eleições que são indicadas na NR-5, e o Livro de Atas da CIPA.

Impostos e contribuições pagas

Como já é de conhecimento, uma empresa que contrata empregados possui diversas obrigações de pagamentos de guias de impostos e contribuições relativos a folha de pagamento, tais como FGTS, INSS/GPS, INSS/DARF, PIS, etc, o que gera muita duvida sobre o prazo de arquivo dos documentos, afinal, essas guias são pagas ao governo.

Nosso objetivo é esclarecer sobre o tema, por isso, podemos afirmar que, tudo o que está relacionado ao FGTS, tanto SEFIP, quanto a guia e seu comprovante de pagamento, devem ser arquivados por 30 anos, por o prazo de prescrição desse imposto é de 30 anos.

Já as guis as e comprovantes relativos ao INSS, seja GPS ou DARF, IRRF e PIS, devem ser arquivados por 5 anos, porém, caso haja o pagamento a maior ou em duplicidade e se faça necessária a solicitação de compensação através da PERDCOMP, se faz necessário arquivar estes documentos 5 anos a partir da data de transmissão do pedido de compensação e não a contar da data do pagamento.

Por fim, importante informar que o prazo para arquivamento do PIS/Pasep e Salário-educação, precisam ser arquivados pelo prazo de 10 anos a contar da data prevista para o seu recolhimento.

Por fim, os documentos acima citados devem estas na empresa para uma possivel auditoria, ou caso seja necessário em uma ação previdenciária por parte do colaborador seus documentos referentes ao tempo trabalhado na empresa, que são basicamente: Ficha de Registro, Perfil Profissiográfico Previdenciário, Atestados de Saúde Ocupacional, declarações e guias de recolhimento de INSS (DARF’s).

e-Social

Não podemos deixar de lembrar e comentar que hoje em dia existe o e-Social, que de forma eletrônica recepciona todas as informações acima citadas e o Fisco (Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social), possui todas as informações de cada colaborador, bem como, em caso de falta, ou seja, caso a empresa deixe de prestar alguma informação as instituições acima citadas, cobram as multas de forma eletrônica, o que não impede de uma possivel auditoria fisica, solicitando qualquer documento acima citado, e na falta dos mesmos, mesmo que eles sejam “entregues” de forma virtual, a empresa pode ser multada pela falta dos documentos físicos na empresa.

Sendo assim mesmo com a entrega dos dados pelo e-Social, é de extrema importância ainda, o arquivamento de documentos físicos, de forma organizada, bem identificada, e de fácil acesso caso seja necessária a busca de alguma informação nos mesmos. Vale lembrar que se a empresa mantém tudo arquivado eletronicamente, guias, declarações, comprovantes de pagamento, etc. basta imprimir no momento de eventual fiscalização, caso seja exigida pelo fiscal.

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Autor: Rubens Adriano – Analista de Departamento Pessoal da CESTACORP.